政府采购档案管理工作中存在的问题及解决对策

摘要：国内政府采购工作中，对档案管理的要求较高，需重点落实采购项目不同环节的管理工作，可提高政府政务服务效能，还能提高公共资源利用率。政府采购档案管理的实际意义是详实记录整合采购流程，为资源与资金的配置和利用提供基础依据。本文针对政府采购档案管理工作要求与有利影响进行概述，总结了政府采购档案管理工作中常见的几类问题，围绕此类问题提出具体的解决思路和措施，旨在强化政府采购档案资料的完整性，让政府采购档案管理质效得到提高，为社会发展建设提供充足动力。

关键词：政府采购；档案管理；管理制度；信息化建设

政府采购档案管理涉及较多内容，如各采购环节中的档案资料移交、收集、整合、入卷及归档等，最终形成专门的政府采购档案，可实现对采购活动的真实反映与记录，为后续相关工作的开展提供基础依据。在政府采购项目规模不断扩大的背景下，如果缺少高效的管理模式、完善的工作机制，无法实现政府采购档案的精细化、制度化管理，应重点创新管理理念和管理方式，通过加强信息化建设，让政府采购档案管理水平得到提升。

一、政府采购档案管理工作要求及有利影响

政府采购活动通常体现出很强的系统性，对精细化要求较高，需做到对采购活动真实记录，进而得到更为科学完整的政府采购档案，可为后续政府运营及采购计划的调整提供依据。政府采购档案为重要资料，可反映整体的采购程序，还能有效维护采购权益与详实记载采购流程，采购档案有多种表现形式，如磁盘、文字、声像及音频等，覆盖采购活动中的每一项文件资料，可见证整个政府采购活动流程[1]。立足政府采购档案整理目录的角度，主要有中标通知书、政府采购合同、资金审批表、采购文件及开标记录表、评标报告等，要求政府采购部门合理选择采购方式，编制完整的采购档案整理目录，通过科学有效的政府采购档案管理，能够保证每一项采购活动的顺利开展，还能强化对采购资金的监管，避免出现徇私舞弊问题，为相关部门的健康稳定运营奠定良好基础。

二、政府采购档案管理工作中存在的主要问题

（一）缺乏政府采购档案管理意识

现阶段的政府采购档案管理工作无法保证与采购活动同步，滞后性较为明显，主要因为档案管理人员的岗位工作意识不强，相关部门缺少对政府采购档案管理的重视，未深刻理解采购档案管理工作的价值，不了解政府采购档案管理的重要性。同时，多数政府采购活动由专门的代理机构完成，部分代理机构未设立专门的政府采购档案室，无法保证档案资料装订及管理等工作的可靠性。在管理人员或管理机构思想意识的影响下，无法建立完善的政府采购档案管理制度，增加了档案资料随意拆封及散失损坏的概率，给档案资料的储存和利用带来不良影响。此外，档案管理人员缺少对采购档案的细致化收集与整理，如未做到开标环节各类资源与采购文件的同步存档及质疑投诉资料未及时收集等，导致一些政府采购工作问题无法溯源，最终因缺少依据而成为悬而未决的难题。部分档案管理人员缺乏信息化管理意识，受传统发展理念及管理思想束缚，很难保证采购档案管理质量。

（二）档案管理安全无法得到保障

政府采购档案不仅具备专业性特点，还体现出很强的机密性，即严禁出现泄密问题，避免因关键信息泄露引发安全风险。针对现阶段的政府采购档案管理工作来说，偶有采购中心评标中机密泄露的情况，导致相关部门需要面对被控诉讼，不仅阻碍政府采购活动的顺利开展，还会带来不良社会引导。可见，进行政府采购档案管理时，要重点关注保密工作，突显档案管理信息保护在采购活动中的重要地位。此外，部分政府采购中心缺少对档案资料安全管理的重视，致使采购档案因缺少有效管理而无法保证完整，档案管理工作也失去实际意义。

（三）无法满足现代化管理要求

新时期发展环境下，法制不断完善，随着改革工作的深化及落实，不断提高对政府采购工作的要求，部分地区围绕滞后的管理体制进行完善，逐步完成跨部门、跨行业的联合采购，也形成了初具规模的集中采购体系。但多数地区缺乏现代化发展意识，依然以传统的政府采购档案管理模式为主，无法满足政府采购工作需求，无法提高采购档案利用率，导致出现资源浪费[2]。部分地区缺乏信息化建设意识，未调整内部组织结构，且未改变传统的管理方法及重新定义业务流程，在缺少档案资源整合的情况下，无法实现现代化管理目标，不利于形成信息集成体化、业务操作规范化及服务利用网络化的档案管理体系。

（四）档案管理基础设施不完善

针对政府采购档案而言，主要内容通常包含前期需求论证、中期采购记录、后期履约验收等关键工作，而现阶段的政府采购档案管理中，常见问题为归档资料不完整及基础设施不完善，首先，部分政府采购项目的专业性很强，如精密仪器设备等，使得管理流程变得复杂，需多个部门参与，一定程度上增加了资料缺失概率，阻碍相关工作的规范化落实；其次，部分政府采购活动需要较长周期，如一些需要签订三年合同的服务项目，无法在同一年度将所有项目资料进行归档，且在相关岗位人力资源变动的影响下，给资料收集带来阻碍，不利于保证政府采购档案的全面性，难以完整保存政府采购档案。基于对《政府采购法》相关内容的解读，无论是采购人还是采购代理机构，均需要妥善保存政府采购文件，严禁在实际工作中出现随意销毁、伪造及隐匿档案文件的情况，且需严格按照规定日期进行采购文件的保存，由采购活动结束之时起，多数档案需保存15年以上的时间。而部分单位缺少完善的政府采购档案管理基础设施，如未设置专门的档案保管室或库房等，且缺少足够数量的档案柜、空调、文件柜、消防器材及去湿机等，很难实现对重要档案资料的良好管理，不利于提高档案的利用率。

（五）档案管理流程复杂繁琐

很多单位为了保障政府采购档案的安全，通常会加大保管力度，设置多个审核环节，使得审核流程变得复杂，通过多重查证才能得到具体信息资料。而复杂的程序会给档案管理人员带来工作压力和负担，且涉及环节较多，不利于保证档案文件的完整性，容易浪费时间和资源。同时，在人为因素影响下，如专业能力差、工作态度散漫等，容易延长资料审批时长，无法保证服务质量。此外，一些部门为了减少在档案查询及调用环节投入的时间，选择减少对档案资料的利用，一定程度上阻碍档案资料发挥实际效用。虽然一些单位的政府采购档案管理方式创新意识很强，但依然无法实现对固化流程的调整，由于缺少配套细则与标准，无法达到修订完善政府采购档案管理程序的目的。

（六）档案管理制度有待完善

政府采购档案管理制度是落实各项管理工作的重要依据和保障，原有的管理制度无法满足现阶段的政府采购档案管理工作需求，且不适用新时期发展环境。尤其在政府采购工作规模不断扩大的过程中，要求做好大量数据资料的整合、分类、分析与储存等工作，仅依靠纸质档案管理或电子档案管理，无法实现高效管理的目标，需结合实际强化二者的融合，构建双轨归档模式，可有效提高档案处理质量。落实以上工作时，制度的缺失带来不良影响，常见问题有纸质文件无法与电子文件逐一对应，主要因为存在设备缺陷或制度不明确的问题，而档案管理部门的各岗位人员流动性强，给档案管理的可靠性带来不良影响[3]。此外，档案管理人员缺少工作依据，无法实现对重要文件资料的整合与管理，引发档案文件储存管理混乱的情况，不利于政府采购档案管理工作的高效落实。

三、解决政府采购档案管理工作问题的有效策略

（一）强化档案管理意识，提升档案管理人员综合素质

政府采购档案管理工作通常会面对很多挑战，受到传统观念及思想意识影响，无法强化管理人员对政府采购档案及管理工作的正确认识，给档案管理带来阻碍。因此，各级政府采购监管部门应围绕政府采购及档案管理工作进行宣传，为管理人员做好相关知识的普及工作，使得管理人员了解科学的管理方法，让政府采购档案的重要价值得到体现。同时，为了保证政府采购档案管理质效，应加强与第三方培训机构的合作，让管理人员拥有更多参与专业化学习的机会，重点引入信息技术相关内容，使档案管理人员能掌握更多专业技能，做到熟练运用计算技术及信息技术。进行人才招聘时，严格按照部门发展要求及档案管理需求明确档案管理专业人才招录标准与比例，并组织人才定期参观教育培训基地，增强继续教育及在线学习意识，让政府采购档案管理水平的提升拥有坚实基础，通过强化理论支撑提高工作质量，基于实践经验积累提高档案利用率。

（二）增强安全管理意识，加强政府采购档案资源保护

进行政府采购档案管理时，通常会十分重视对信息技术的利用，目的是提高管理效率和管理质量，为后期档案资料的查阅与利用提供便利。但受到网络环境开放性的影响，增加了档案管理安全风险，容易发生重要信息泄露或者内部系统被黑客入侵等问题。因此，应重点加强政府采购档案管理安全保护，积极引进先进杀毒软件，为每项资源的获取及信息的传递提供有效保护。同时，依托先进技术及设备，在内部网络与外部网络间建立专门的防火墙，可阻止黑客入侵，避免出现机密信息被篡改等问题，让政府采购档案资料的完整性、真实性得到保证。相关部门还可进行电子档案的分类与隔离，并做好重要资料的备份，可形成健全的政府采购档案安全管理体系。

由于内部管理人员也是关键信息泄露渠道，因此，应合理设置政府采购档案管理系统验证程序，以人脸识别及指纹识别验证为主，只有成功通过验证的员工才能进行档案资料的查询和利用。且对于一些机密性档案来说，应经过上级部门领导的审核批准与备案，并进行全程监管，为后期出现档案资料丢失问题时提供追溯依据，确保能第一时间明确责任主体，降低政府采购档案文件丢失概率。此外，严格规定各类档案资料的获取及使用范围，强化档案管理的安全性。

（三）树立现代化管理理念，融合档案管理与信息技术

政府采购档案管理工作质量在一定程度上代表了财政管理部门的工作水平，是相关部门进行年度考核的关键标准之一。现代化发展环境下，为满足日常运营需求，政府采购工作不断扩大覆盖范围，提升档案管理水平的必要性很强，应树立现代化发展理念，增强跨部门联合采购意识，依托现代信息技术，围绕电子档案数据进行深度挖掘，掌握更多政府信息，通过充分利用政府采购信息，有助于实现利益最大化[4]。

进行政府采购档案管理时，为实现现代化管理目标，形成现代化管理体系，应重点分析政府采购档案管理工作内容，如采购项目、采购流程记录，管理招投标文件、预算审批、开评标记录、供应商质疑资料等，还需完成对投诉处理情况的总结，通过采购档案管理能还原政府采购活动流程，配合运用信息技术、大数据技术等先进科学技术，可精准分析采购数据，为现代化管理提供技术支持。此外，运用电子扫描技术针对采购合同等重要文件进行扫描录入，在电子系统中收集与储存各类资料，严格按照相关法律法规进行归档和利用，可有效提升政府采购电子档案的服务经济发展效能。

（四）保证档案资料完整性，加强档案管理基础设施建设

传统的政府采购管理方式存在很多不足，且缺少完善的基础设施，需要在档案资料的收集、立卷、归档等环节投入大量资源，由于缺少专门的档案室及相关保护设施，经常出现档案资料破损和丢失的情况，给后期档案查询和调用带来阻碍。为此，应重点做好档案资料的全面收集，适当调整项目服务合同规定时间，并做好档案资料各流通环节的监管，可保证档案资料完整性。加强基础设施建设，建立专门的档案管理部门或档案室，还可加强与专业档案管理机构的合作，确保政府采购档案拥有良好保管环境。基于此，针对现有的基础设施及设备仪器进行检修与更换，如文件柜、消防设施及计算机等，可有效提高政府采购档案管理质量。

进行基础设施建设时，可从以下两方面入手：首先，明确政府职能转变要求，设定政府采购档案管理基础设施建设目标，围绕政务服务效能的发挥落实各项工作，结合实际加强与现代信息技术的融合，加大政府采购档案管理模式创新力度，关注工作时效的同时规避形式化问题；其次，在加强硬件设施建设的基础上保障软件条件，让档案管理工作拥有技术支持，达到提高管理质量的目的；最后，加大计算机设备等重要设施设备后期维护环节的资金投入力度，依托信息技术及设施逐步完成由人工操作向智能化管理的转型，保证政府采购档案管理时效[5]。

（五）优化档案管理流程，重点监督政府采购活动

为减少政府采购档案管理中的资源投入，帮助管理人员减轻工作压力，应简化档案管理流程，构建集中审批模式，避免在逐层审核中消耗过长时间。可利用信息系统进行资料审核，依据采购项目要求进行流程设计，调整及优化传统的采购计划，有助于提高管理效率。如财务部门进行政府采购预算编制及采购计划报批等工作，之后，采购部门需完成相关手续的办理，并于采购活动结束后收集采购验收单、中标通知书及采购合同等资料，并接收来自财务部门的政府采购原始凭证等材料，将以上文件资料进行统一立卷、归档与造册，依据支付类型或合同类型进行分类管理，做好统一编号存档并录入信息系统，即可完成政府采购档案管理。同时，需重点加强对政府采购活动的监管，检查相关的文件资料，认真监督检查采购信息，保证数据信息真实有效。大力监管档案管理人员，及时发现与纠正不规范管理问题或违法行为，让档案管理质效得到保证。

（六）建立档案管理制度，构建政府采购档案管理体系

为了保证政府采购档案管理工作拥有基础依据，应建立完善的档案管理制度，坚持便捷高效、简洁全面的原则，让政府采购工作的规范化落实拥有良好基础保障。为此，应从多角度出发，做好档案管理制度的完善与更新，按照招标结果、项目评审及项目验收等环节进行资料整理与排序，编写清晰合理的目录，依据规范要求进行档案页码排序，建立完善的档案保管、销毁、借阅制度[6]。

相关部门应建立政府采购档案保管制度，重点检查档案管理的保密性，严禁外借未经归档及录入的档案，如果存在特殊工作需求，则需安排专门的档案员进行代查。同时，按照定期及永久类型进行档案保管，通常具备长远利用价值的档案资料需要进行永久性保存，还要求做好定期清洁、日常防火、防虫及防盗工作。建立政府采购档案销毁制度，要求管理人员严格按照各项规章制度落实销毁工作。首先，由政府采购档案部门向上级部门提交档案销毁申请，经过重要领导批准后，还需上报给政府采购管理机构进行审核；其次，进行档案销毁时，要求采购部门、采购档案部门及政府采购管理机构各安排相关工作人员进行监督，以保证销毁工作的真实性、规范性；最后，安排专门的档案管理人员进行销毁前的清点，避免出现过度销毁或遗漏资料的情况，待完成销毁后，相关负责人员需在销毁清单上签字确认，以保证销毁工作顺利落实。

除了需建立与完善政府采购档案保管与销毁制度，还应建立合理可行的借阅制度，严格规定档案借阅与归还时间、借阅范围、用途，当借阅人归还档案资料时，管理人员需认真做好逐页检查，避免出现资料缺失等情况。政府采购档案借阅人员还需在登记簿上详实书写自身姓名、查阅内容及单位等信息，保证在规定日期内归还，避免出现调换及损坏档案等问题。此外，建立档案管理责任机制，合理划分采购部门、财务部门及档案管理部门等的职能与责任，构建联合管理、相互监督模式，为政府采购档案管理质效提供基础保障。

结语：政府采购档案在一定程度上真实地反映了各项采购项目进展，且与采购成本控制等方面存在密切联系。而传统的政府采购档案管理模式无法满足现代化发展要求，体现出很强的滞后性，无法保证各项采购活动的规范化落实，导致部分采购工作的开展缺少可靠依据，不利于采购计划、采购需求的调整与执行。为此，要积极转变传统思想观念，明确工作重点，建立完善的政府采购档案管理制度，让档案管理工作质量得到保证，为实现社会发展中对各类资源的公开公平利用提供助力。

参考文献：

[1]孟强.政府采购档案管理工作中存在的问题及对策[J].中国物流与采购,2023(15):161-162.

[2]赵祝萱,戴咏梅,王咏妙.“放管服”背景下高校政府采购档案管理探析[J].中国招标,2022(06):35-37.

[3]郭超.政府采购档案管理工作中的问题及对策[J].产业创新研究,2020(16):98-99.

[4]周敏.基于内控视角下政府采购档案管理的实践和思考[J].海峡预防医学杂志,2020,26(02):77-79.

[5]王楠,陈忠航.高校政府采购档案管理现状分析及对策研究[J].今日财富(中国知识产权),2019(09):184-184.

[6]周香怡.对当前政府采购档案管理工作的思考[J].管理观察,2019(20):51-52.

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